Memahami Lisensi yang Melekat pada Perangkat Ruang Bersama
Setiap perangkat ruang meeting bersama memerlukan lisensi Microsoft Teams Rooms Basic atau Pro yang ditetapkan pada sistem ruang tersebut. Lisensi Microsoft 365 per pengguna tidak menggantikan lisensi ruang.
Memahami strategi Teams Rooms licensing sejak awal membantu menentukan jumlah ruang rapat, jenis perangkat, dan tata kelola akun secara tepat.
Mengapa lisensi per pengguna tidak dapat menggantikan lisensi ruang
Berbeda dengan ruang BYOD di mana pengguna membawa laptop pribadi, perangkat bersama di ruang rapat memerlukan lisensi Teams Rooms khusus. Lisensi suite Microsoft 365 per pengguna tidak diperuntukkan bagi perangkat meeting bersama.
Bahkan lisensi tambahan seperti Teams Premium tetap berfokus pada pengguna individu dan tidak dapat dialokasikan ke perangkat ruang. Ruang rapat bersama tetap membutuhkan lisensi sistem tersendiri.
Perencanaan lisensi per ruang rapat membantu menjaga kepatuhan dan kelancaran kolaborasi antar tim. Di samping itu, kolaborasi interaktif di ruang kerja modern menuntut kesiapan sistem MTR yang selalu terhubung.
Setiap ruang yang memakai Teams Rooms devices atau Surface Hub perlu memperoleh Teams Rooms license yang sesuai agar fitur one-touch join selalu dapat diandalkan oleh peserta rapat.
Peran akun sumber daya dan perangkat Teams Rooms tersertifikasi
Akun sumber daya atau resource accounts adalah akun khusus berupa room mailbox yang mewakili ruang rapat. Administrator dapat membuat resource account atau room account melalui Microsoft 365 admin center atau Exchange Online PowerShell dengan perintah New-Mailbox, lalu mengaktifkan AutoAccept menggunakan cmdlet Set-CalendarProcessing.
Konfigurasi kalender di Exchange Online memastikan sinkronisasi jadwal ruang rapat berjalan lancar tanpa bentrok jadwal.
Pengaturan lisensi akun ruang ini juga dapat ditinjau langsung di Microsoft 365 admin center untuk memastikan kesiapan operasional Exchange Online dan Teams.
Akun tersebut digunakan oleh perangkat MTR agar pengguna dapat memesan ruang, melihat jadwal, lalu memulai rapat melalui one-touch join pada touch console atau konsol sentuh.
Sistem yang dapat digunakan mencakup compute module Teams Rooms on Windows dengan konsol sentuh, perangkat Microsoft Teams Rooms on Android maupun Teams Rooms on Android terpadu, serta Surface Hub.
Untuk kebutuhan ruangan dengan fleksibilitas periferal audio visual modular, Teams Rooms on Windows sering menjadi pilihan utama. Pilih perangkat tersertifikasi sesuai kebutuhan mulai dari huddle room, focus room, hingga boardroom berkapasitas besar.
Di area penting seperti boardroom, integrasi mikrofon meja dan speaker berkualitas tinggi menjamin setiap peserta terdengar jernih.
Satu lisensi Basic berlaku untuk satu sistem Teams Rooms dalam satu ruang. Jika satu akun sumber daya harus masuk ke lebih dari satu sistem di ruang yang sama, Anda memerlukan Microsoft Teams Rooms Pro.
Kemampuan inti yang tersedia melalui Teams Rooms Basic
Sebagai opsi tingkat pemula, Microsoft Teams Rooms Basic menyediakan kemampuan inti tanpa biaya tambahan untuk organisasi SMB yang membeli sistem Teams Rooms tersertifikasi. Anda memperoleh kemudahan bergabung satu sentuhan, panggilan, dan papan tulis interaktif.
Fitur content sharing nirkabel maupun kabel juga didukung, bersama Direct Guest Join untuk rapat Zoom dan Webex, serta keamanan dasar. Kehadiran Microsoft Teams Rooms Basic memfasilitasi kolaborasi ruang rapat tanpa konfigurasi lisensi yang rumit.
Batasnya adalah maksimal 25 lisensi Teams Rooms Basic dalam satu organisasi. Basic juga hanya melisensikan sistem Teams Rooms, bukan Teams Panels. Untuk portofolio kecil dengan satu perangkat tersertifikasi di setiap ruang dan kebutuhan pengelolaan dasar, Basic dapat menjadi titik awal yang tepat.
Kapan Organisasi Membutuhkan Teams Rooms Pro?
Microsoft Teams Rooms Pro sesuai untuk organisasi dengan lebih dari 25 ruang, kebutuhan pengalaman rapat tingkat lanjut, atau beban pengelolaan perangkat terpusat. Lisensi ini memperluas kapabilitas ruang sekaligus menyediakan manajemen jarak jauh, analitik, dan kontrol keamanan tingkat perusahaan.
Perbandingan Teams Rooms Basic vs Pro untuk skala, pengalaman rapat, dan pengelolaan
Kriteria | Teams Rooms Basic | Teams Rooms Pro |
|---|---|---|
Jumlah lisensi | Maksimal 25 | Tidak terbatas |
Biaya publik Microsoft | Gratis | USD$40/kamar/bulan, dibayar tahunan |
Pengalaman inti rapat | Ya | Ya |
Audio dan video berbasis AI | Tidak | Ya |
Manajemen jarak jauh dan analitik | Dasar | Lanjutan |
Keamanan tingkat lanjut | Dasar | Conditional Access dan layanan keamanan terkait |
Basic mendukung bergabung ke rapat, content sharing, video langsung, papan tulis, serta pemantauan dasar. Microsoft Teams Rooms Pro menambahkan Front Row, Together Mode, Large Gallery hingga 50 video, serta dual screen support.
Tata letak Front Row menghadirkan video peserta sejajar pandangan mata agar interaksi terasa setara. Selain itu, mode Large Gallery memudahkan pemantauan puluhan peserta jarak jauh secara bersamaan.
Lisensi Pro juga menghadirkan Audio Conferencing, intelligent cameras untuk pembingkaian dinamis, dukungan content camera untuk menangkap papan tulis fisik, intelligent audio untuk identifikasi pembicara, serta people counting di dalam ruang rapat.
Dalam model hybrid work, penggunaan pro license memberikan fleksibilitas penuh untuk menciptakan kolaborasi yang adil dan inklusif bagi peserta remote.
Batas 25 ruang pada Basic dan dampaknya pada ekspansi
Basic dapat digunakan untuk hingga 25 sistem Teams Rooms dalam organisasi. Ketika jumlah sistem melampaui angka tersebut, lisensi tambahan perlu menggunakan Teams Rooms Pro.
Karena itu, hitung ruang yang direncanakan dalam fase berikutnya, bukan hanya ruang yang sudah aktif. Standardisasi lintas lokasi atau penataan tempat kerja modern dengan Microsoft Places dapat mempengaruhi kebutuhan lisensi.
Portofolio 18 ruang hari ini dapat segera memerlukan Pro jika ekspansi kantor baru atau ruang eksekutif sudah masuk rencana operasional. Peningkatan ke pro license memastikan ruang prioritas seperti boardroom selalu memiliki fitur terlengkap.
Bagi korporasi, pengadaan pro license dapat dimasukkan ke dalam skema Enterprise Agreement untuk mempermudah konsolidasi billing tahunan.
Nilai manajemen jarak jauh, analitik perangkat, dan keamanan tingkat perusahaan
Pro memberikan akses ke manajemen perangkat yang lebih luas melalui Microsoft Teams Rooms Pro Management, Pro Management Portal, dan Teams admin center. Layanan ini menyediakan deteksi masalah otomatis dan integrasi ITSM untuk alur tiket gangguan.
Melalui Pro Management Portal, tim IT mendapatkan wawasan analitik mendalam serta pembaruan otomatis untuk seluruh perangkat MTR. Dasbor pada Pro Management Portal juga mendeteksi insiden hardware secara proaktif.
Sementara itu, Teams admin center mempermudah penerapan profil konfigurasi dan pemantauan status perangkat secara real-time.
Lisensi Pro juga mendukung Microsoft Entra Conditional Access, penyesuaian MFA perangkat, serta Microsoft Intune untuk menerapkan compliance policy. Pengelolaan lewat Intune memastikan seluruh sistem ruang meeting terlindungi dan selalu patuh pada standar keamanan enterprise.
Keamanan perangkat ini selaras dengan perlindungan data rapat yang disiapkan penyelenggara menggunakan Teams Premium. Dengan demikian, kolaborasi terlindungi secara menyeluruh mulai dari tingkat perangkat keras hingga sesi rapat daring.
Cara menyelaraskan lisensi dengan desain ruang dan kebutuhan perangkat AV
Mulailah dengan inventaris ruang berdasarkan kapasitas, tata letak, akustik, dan efektivitas hybrid meeting dalam mendukung hybrid work. Setelah itu, cocokkan perangkat audio dan video tersertifikasi dengan kebutuhan kamera, mikrofon, speaker, layar, dan konsol sentuh.
Ruang kecil dengan konfigurasi single screen dan pengelolaan sederhana dapat memakai Basic. Sebaliknya, area boardroom yang membutuhkan dual screen support, kamera cerdas, speaker bertenaga, atau pemantauan terpusat lebih sesuai dengan Pro.
Penerapan pro license pada ruangan tersebut mengoptimalkan pengalaman kolaborasi di era hybrid work yang menuntut interaksi tanpa hambatan.
MLV Teknologi dapat membantu menghubungkan keputusan lisensi dengan penyediaan Teams Rooms devices, desain AV, instalasi rapi, dan dukungan teknis responsif.
Lisensi yang Tepat Mendukung Ruang Meeting yang Siap Berkembang
Pilih Teams Rooms Basic untuk portofolio hingga 25 ruang dengan kebutuhan inti, lalu gunakan Teams Rooms Pro ketika skala, pengalaman rapat, keamanan, atau pengelolaan jarak jauh menjadi prioritas. Keputusan ini perlu dibuat bersama desain perangkat dan rencana operasi ruang, karena biaya lisensi hanya satu bagian dari kesiapan meeting room.
Gunakan daftar keputusan berikut sebelum pengadaan:
Catat jumlah ruang aktif dan target ekspansi.
Pastikan setiap ruang menggunakan perangkat Teams Rooms device tersertifikasi.
Tetapkan satu akun sumber daya untuk setiap ruang sesuai desain sistem.
Pisahkan kebutuhan dasar dari kebutuhan seperti dua layar, Front Row, audio AI, dan analitik.
Tentukan siapa yang memantau perangkat dan menangani gangguan.
Pastikan jaringan, daya, akustik, layar, kamera, speaker, serta mikrofon mendukung konfigurasi yang dipilih.
Lakukan test call untuk memastikan kualitas audio dan video sebelum ruang digunakan secara resmi.
Dengan pendekatan tersebut, Anda dapat menghindari perubahan lisensi yang terburu-buru ketika jumlah ruang bertambah. Untuk menyelaraskan kebutuhan lisensi dengan perangkat AV, desain ruang, dan pelaksanaan instalasi, kunjungi website MLV Teknologi: www.mlvteknologi.com dan hubungi langsung melalui nomor WhatsApp yang tertera di website kami untuk berdiskusi langsung dengan kami.